Privacyverklaring

Mei 2018
Privacyverklaring
Were Di Tilburg
Hockey

Conform de Statuten van de vereniging dient ieder ander reglement als aanvulling op de Statuten en mag het dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. In een reglement van de vereniging worden die onderwerpen geregeld die in deze statuten niet of niet volledig zijn geregeld. Verder geldt dat ieder reglement van de vereniging niet in strijd mag zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze statuten.

Deze Privacyverklaring is door het hockeybestuur vastgesteld.

1. Begripsbepaling
In dit document wordt verstaan onder:
1.1 (De hockeyunit van) Were Di Tilburg, onderdeel van de vereniging Were Di Tilburg
gevestigd te Tilburg aan de IJsclubweg 2, 5018 AC, en geregistreerd bij de Kamer
van Koophandel onder nummer 40258219;
1.2 App, de verzameling van officieel door het hockeybestuur aangewezen applicaties die worden
ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het
gebruik van LISA Totaal, betreft dit koppelingen met Twinfield, Mailchimp en de KNHB.
1.3 Website, de verzameling van officieel door het Were Di Tilburg bestuur ingezette
communicatiemiddelen zoals de website van Were Di Tilburg, www.wereditilburg.nl, en overige
sociale netwerken waarop Were Di Tilburg een profiel heeft (Facebook);
1.4 Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu
ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag,
en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;
1.5 Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan
gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen,
maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens.
1.6 Lid, zoals omschreven in de Statuten Were Di TIlburg en nader gespecificeerd in het
Huishoudelijk Reglement Were Di Tilburg. Het betreft degene die zich via de Website en/of
App inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account,
bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);
1.7 Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt
over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;
1.8 Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte
mogelijkheden heeft om Content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde
toegang;
1.9 Beheerder, is de persoon die door het Were Di Tilburg bestuur is geautoriseerd om
Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan
Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over
de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenadministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) binnen
LISA2 beschikt;
1.10 Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn:
Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;
1.11 Privacyverklaring, is dit door de Algemene Leden Vergadering bekrachtigd document.
1.12 Datalek, betreft de situatie er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens.

2. Algemeen
2.1 De vereniging Were Di Tilburg is verantwoordelijk voor het verwerken van
Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe
deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden
verwerkt.
2.2 Door de Website en/of App van Were Di Tilburg te gebruiken, al dan niet door het inschrijven
als Lid gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van
toepassing zijn.
2.3 Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de
Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te
melden aan Were Di Tilburg.

3. Verwerking van Persoonsgegevens
3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven
en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van Were Di Tilburg uit:
a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;
b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;
c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of
d) het voldoen aan een wettelijke plicht.
3.2 Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App Verwerken.
3.3 Iedere Beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt
de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden
omgegaan.
3.4 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens
een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging Were Di
Tilburg
3.5 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van
gegevens tijdens de inschrijving bij Were Di Tilburg en het eventueel wijzigen van eigen
Persoonsgegevens (b.v. adres, telefoonnummer, e-mail).
3.6 Were Di Tilburg verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of
App Persoonsgegevens verstrekken aan Were Di Tilburg in het kader van een verzoek om
(nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze
verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:
a) Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch
informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek
(‘Bezoekgegevens’);
b) Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het
aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt Were Di Tilburg de daarvoor door de
Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer
en e- mailadres);
c) Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door Were
Di Tilburg ondersteund te worden, dient een Lid:
1) verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime)
telefoonnummer, e-mailadres en wachtwoord te verstrekken;
2) verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.
3.7 De verstrekte Persoonsgegevens worden door Were Di Tilburg uitsluitend verwerkt ten
behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het
bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.
3.8 Were Di Tilburg kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte
te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van Were Di Tilburg die voor de
desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen
bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via ledenadministratiehockey@wereditilburg.nl.

4. Beeldrecht
4.1 Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij Were Di Tilburg
worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van Were Di
Tilburg, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen
op de Website en/of App van Were Di Tilburg verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan
dient dit via ledenadministratiehockey@wereditilburg.nl kenbaar te worden gemaakt. Betreffende
beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.
Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden
waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de
foto is geposeerd. Portretten van Leden kunnen worden opgenomen op Website en/of App ten
behoeve van teamidentificatie.

5. Melding
5.1 Voor het verwerken van Persoonsgegevens is Were Di Tilburg vrijgesteld van de wettelijke
meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit
Wet Bescherming Persoonsgegevens.
5.2 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Hiermee vervalt de onder 5.1 bedoelde meldplicht.
5.3 Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het Were Di Tilburg Were Di Tilburg bestuur
conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.

6. Doorgifte aan derden
6.1 Were Di Tilburg heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden
een bewerker ingeschakeld, met wie Were Di Tilburg een overeenkomst heeft gesloten die
erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en
organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.
6.2 Voor het overige zal Were Di Tilburg de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met
derden (bv. sponsoren) delen, tenzij:
a) Door het Lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;
b) Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover
dat naar het redelijke oordeel van Were Di Tilburg in het belang van haar Gebruikers is.

7. Cookies
7.1 Were Di Tilburg maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden
die een computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie
onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de
inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en
het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.
7.2 Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp
van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken
mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

8. Google Analytics
8.1 Were Di Tilburg maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt
aangeboden door Google, Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om
te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken.
8.2 Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website en/of de
App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor Were Di
Tilburg en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en
internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe
wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.
De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde
Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in
dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van
(persoons)gegevens. Were Di Tilburg is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle
aansprakelijkheid hieromtrent uit.

9. Sociale netwerken
9.1 Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of
delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook. Deze buttons werken door middel
van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes
worden cookies geplaatst. Were Di Tilburg heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt
aangeraden de privacyverklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen)
te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.
9.2 De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale
netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te
houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn
van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens.
Were Di Tilburg is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

10. Links naar en cookies op websites van derden
10.1 Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze
websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing.
Were Di Tilburg is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met
Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden
gebruikt op deze websites van derden.

11. Inzage en correctie
11.1 De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo
nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan de
eigen Persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijk account op ‘Mijn
Were Di Tilburg’, bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek tot
inzage doen via ledenadministratiehockey@wereditilburg.nl.

12. Bewaartermijn
12.1 Were Di Tilburg bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet
langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij Were Di Tilburg
op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit
houdt het volgende in:
a) De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar geteld gerekend vanaf
einde lidmaatschap;
b) De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt
zeven jaar;
c) Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere
tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens
eventueel geanonimiseerd te worden.
12.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te
benaderen, heeft Were Di Tilburg graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te
schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te
geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

13. Beveiliging
13.1 Were Di Tilburg heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om
de Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige
verwerking, waaronder:
a) opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en
beveiligde back-ups, en
b) toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account.
Ondanks dat Were Di Tilburg alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal
nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die
inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

14. Wijzigingen
14.1 Conform Statuten dienen wijzigingen op deze Privacyverklaring door de Algemene Leden
Vergadering te worden bekrachtigd.
14.2 Were Di Tilburg behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom
worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren.
Gebruik van de Website en/of de App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de
gewijzigde Privacyverklaring van Were Di Tilburg.

15. Contact
15.1 Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden
opgenomen met Were Di Tilburg via ledenadministratiehockey@wereditilburg.nl.